Обменяться опытом, понять актуальные мировые направления и повысить корпоративный дух — все это задачи конференций. Провалить мероприятие не хочет никто, также организаторы стараются, чтобы событие не получилось скучным и собрало мало участников. Поэтому стоит тщательно подготовиться, уделив внимание каждому аспекту. В первую очередь необходимо заняться поиском подходящего конференц-зала в центре Киева, в котором можно разместить всех участников.
Подготовка и подбор доклада
Сначала стоит определиться с целевой аудиторией, изучив ее интересы. Исходя из этого, можно подбирать доклады, которые необходимо донести до слушателей. Для удобства восприятия, лучше их структурировать, распределяя на тематические секции. Это поможет осветить разные стороны одной темы для представления целостной картины.
Обязательно приглашают докладчиков. Учитывают критерии, благодаря которым сложится понимание их компетенции:
· наличие хорошего опыта выступлений на публике. Не важно где, на других семинарах или каналах;
· доклад должен вызывать интерес у сообщества. Можно опросить участников, кого бы им хотелось услышать и какие темы лучше раскрыть;
· является профессионалом своего дела, что подтверждается отзывами и мнением со стороны.
Только правильные действия помогут составить список потенциальных докладчиков. После чего можно сопоставить темы, в которых спикер лучше всего разбирается.
На свою первую конференцию можно привлечь одного-двух спикеров с опытом. Пригласить известных гостей также будет не лишне. Сделать это лучше через авторитетных знакомых. Такой прием отлично работает. Спустя некоторое время, после того, как бренд мероприятия сформируется, можно ожидать уже сотрудничества с заинтересованными спикерами. Стоит организовать для выполнения такой работы программный комитет. Он поможет отобрать лучшее, что войдет в программу.
Привлечение аудитории
Понятно, что событие не состоится, если на него не придут люди. Существуют эффективные способы, которые помогут заинтересовать слушателей и обеспечат посещаемость мероприятия:
· Сотрудничество с информационными спонсорами и партнерами.
Разделение на секции облегчит дальнейшую задачу при подборе СМИ для каждой определенной тематики. Необходимо предварительно связаться с ними, обсудить все условия партнерства. Иногда приходится прорабатывать как минимум тридцать изданий в каждой секции. Также важно установление взаимоотношений с множеством тематических сообществ в социальных сетях. Кстати, размещение информации именно на таких площадках позволяет привлечь намного больше внимания, нежели на других ресурсах.
· Яркие анонсы в социальных сетях.
Можно в разных группах делиться самыми важными сведениями. Стоит подробней рассказать о программе мероприятия, ее основных докладах, устраивать конкурсы.
· Отправка приглашений.
Это также немаловажный этап организации. Только нужно использовать рассылку грамотно. Отсутствие рекламы поможет поднять открываемость писем. Лучше отправить три-четыре письма информационной направленности с кратким анонсом конференции, программы, напоминанием о дате.
Выбор места и помещения
Начинать подыскивать нужную площадку стоит заранее, когда будет точное понимание количества участников. Желательно провести небольшой анализ всех вариантов в городе, оценить вместительность, оснащение оборудованием, качество звукоизоляции. Для официальных крупных событий, подойдет большой зал. Если планируется немного гостей, потребуется помещение поменьше. Обращайте внимание на каждую деталь и наличие зон для отдыха.
Создание фирменного стиля
Помните, что после любого мероприятия человек должен уносить с собой кроме приятных воспоминаний еще и что-то из сувенирной продукции. Если бюджет позволяет, можно заказать небольшие буклеты и раздавать их аудитории. Практикуется и продажа различных тематических атрибутов прямо на конференции или на сайте.
Не стоит забывать о баннерах. Они выполняют как рекламную, так и презентационную функции. По сути, это создание фона для большинства фотографий. Поэтому важно правильно их оформить, что будет способствовать продвижению мероприятию. Можно разместить их снаружи или внутри помещения. В любом случае они должны сочетаться и дополнять навигационные плакаты и указатели.
Организация комфортного досуга
Если событие будет проходить целый день или даже несколько, при этом выступления планируются непрерывными, для всех участников потребность отдохнуть будет актуальна. Можно предложить им пообщаться неформально, провести закрытую вечеринку.
Важно понимать, что аудитория — это представители с разными предпочтениями. Необходимо создать несколько зон для отдыха. Это конечно больше применимо для большого количества людей в одном месте. Поэтому наличие диванов, столов с легкими закусками, может пригодиться. В непринужденной обстановке проще общаться на самые разные темы.
Если готовится конференция на более ста человек, идеальным решением станет определение разного времени на обед для нескольких потоков. Это поможет избежать очереди в столовой.
Формирование программы
Главное правило — соблюдение баланса. Гостям не должно быть скучно и не испытывать дискомфорта от долгого сидения. При этом предоставлять чересчур много свободного времени, также не рекомендуется. Не стоит затягивать выступления. Люди лучше воспринимают новые сведения, если конференция проходит пять-шесть часов с перерывами.
Заранее нужно договориться с администрацией площадки и встретиться с ответственным специалистом за технику. Перед началом события за несколько часов нужно протестировать работу оборудования. Не забывайте об освещении, оно должно соответствовать дневному свету. Иначе у присутствующих быстрее устанут глаза, снизится концентрация внимания.
После завершения мероприятия нужно написать отчет, опубликовать пост-релизы, почитать отзывы, разослать благодарность партнерам.