Современный столичный офис нуждается в том, чтобы быть полностью укомплектованным. Без наличия на рабочем месте всевозможного оборудования, офисной мебели и прочих необходимых вещей, работа будет идти не так быстро и живо, как положено столичной фирме. В случае, если офис не до конца укомплектован, многие вещи не будут выполняться по причине того, что не будет возможности что-либо выполнять. Особенно это касается комплектации офисной техникой – компьютерами, принтерами, сканерами, а также, как ни странно, канцтоварами.

Канцтовары – это один из важнейших инструментов в жизни офиса и так считается не зря, ведь что чаще всего используют сотрудники во время рабочих будней? Правильно – ручки, карандаши, ластики, степлеры и многое другое. Наименований из списка канцелярии достаточно много, но каждое из них имеет обыкновение заканчиваться рано или поздно. Скорее рано, потому что ручки быстро исписываются, карандаши теряются, когда их все время носишь с собой на деловые встречи. Скобы для степлера, которых может быть очень много, тоже расходуются с огромной скоростью, потому что количество документов, которые за день нужно подшить, исчисляются десятками, если не больше. Особенно это касается фирм, которые занимаются юридическими вопросами, экономистов, бухгалтеров и прочих. Если комплектацией офиса в техническом смысле занимаются одни люди, то за наличие в нем канцтоваров обычно отвечает единственный человек – это секретарь либо офис-менеджер. Если офис сам по себе небольшой, то хватает, собственно, только одного человека, в более крупных фирмах ответственных должно быть несколько больше для совершенствования процесса.

Как правильно заниматься закупкой необходимых канцтоваров

Правильно выстроить рабочий план – вот важнейшая задача для любого сотрудника. Но как же правильно составить его в случае, если необходимо купить канцтовары Киев - основная задача столичного офис-менеджера. На самом деле это не так уж и сложно, достаточно один раз правильно и продуктивно произвести закупку, и в следующий раз проблем уже не будет. Где предлагается покупать канцтовары офис-менеджеру? Это могут быть:

  • Гипермаркеты канцтоваров;
  • интернет-магазины.

Почему именно так? Потому что обычно канцелярия становится необходима в больших количествах и будет неправильным и неудобным покупать ее в небольших магазинчиках или киосках.

Для начала необходимо определить, что именно нужно закупить. Чтобы выяснить этот вопрос, время от времени в офисе проводится ревизия по нынешнему наличию канцтоваров. Офис-менеджер записывает для себя, какой вид канцелярских принадлежностей уже закончился, а что еще есть в наличии и в каком количестве. Тогда, когда придет пора делать закупки, он будет уже точно знать, что именно нужно приобретать. В то же время, коллеги могут сами сообщать офис-менеджеру, что необходимо для работы конкретно им, некоторые вещи могут даже потребоваться конкретно сейчас и очень срочно, поэтому такие обстоятельства стоит тоже иметь в виду.

После того, как вся необходимая информация собрана, сотрудник занимается непосредственно закупкой – сравнивает цены, ищет оптимальные варианты. Тут уж выбор конкретно за ним, потому как он, как главный ответственный, должен решить, где оптимальнее всего будет купить канцелярию – в интернет-магазине или в обычном магазине. Если офис-менеджер на работе не так давно, то следует уточнить, где именно производил закупки предыдущий сотрудник и, если этот вариант приемлемый, то можно не менять прошлый алгоритм.

Обычно фирма оплачивает закупку канцтоваров из средств офиса, либо же начальство выделяет эти деньги отдельно. В любом случае, когда придет время трат, офис-менеджер должен быть уже в курсе, где именно брать средства. Примерно таким образом и происходит закупка одного из важных инструментов в жизни офиса – канцтоваров. Канцтовары Киев - основная задача столичного офис-менеджера и каждому ответственному за это дело сотруднику необходимо четко уяснить алгоритм выполнения этого процесса. Если работа будет выполнена правильно, то и рабочий процесс в офисе будет спориться и никаких заминок возникать не будет, ведь каждый сотрудник офиса – это чрезвычайно важное звено в цепочке выполнения важных задач.